CODICE ETICO
Indice
Premessa
Disposizioni generali
Articolo 1 - Ambito di applicazione del Codice Etico
Articolo 2 - Diffusione ed attuazione del Codice
Articolo 3 - I principi cui si ispira l'operatività aziendale
Articolo 4 - Il Sistema Qualità - Trasparenza della contabilità e controlli interni
Articolo 5 - Registrazioni contabili
Articolo 6 - Controlli interni - Criteri di condotta dei vertici aziendali
Articolo 7 - Principi generali
Articolo 8 - Conflitti di interesse - Politiche del Personale
Articolo 9 - Principi generali
Articolo 10 - Selezione del personale
Articolo 11 - Gestione del personale
Articolo 12 - Sicurezza e salute
Articolo 13 - Tutela della persona
Articolo 14 - Doveri del personale - Etica di comportamento negli affari
Articolo 15 - Principi generali
Articolo 16 - Relazioni con clienti e committenti privati
Articolo 17 - Rapporti con fornitori e subappaltatori
Articolo 18 - Relazioni con la Pubblica Amm.ne e la pubblica committenza in generale
Articolo 19 - Relazioni con le Istituzioni e con le Autorità pubbliche di vigilanza
Articolo 20 - Rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali
Articolo 21 - Contributi e sponsorizzazioni
Articolo 22 - Tutela Ambientale - Informazioni Riservate e Tutela della "Privacy"
Articolo 23 - Principi generali
Articolo 24 - Tutela della privacy - Modalità di attuazione
Articolo 25 - Responsabile della Vigilanza
Articolo 26 - Attività di comunicazione e formazione
Articolo 27 - Violazioni del Codice Etico
Premessa
Il D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, recante "Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300", ha introdotto nell'ordinamento giuridico italiano un regime di responsabilità amministrativa a carico degli enti, per una serie di reati tassativamente elencati, commessi nel loro interesse o vantaggio da persone fisiche le quali rivestano, anche di fatto, funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione, ovvero sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno di tali soggetti. L'art. 6 del menzionato decreto stabilisce tuttavia che l'ente non è responsabile in ordine a tali reati, qualora dimostri di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, "modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi", nell'ambito dei quali sia prevista l'istituzione di un organo di controllo, interno all'ente medesimo, con il compito di vigilare sul funzionamento, l'efficacia e l'osservanza dei predetti modelli, nonché di curarne l'aggiornamento.
A tal fine appunto è stato adottato il presente documento (di seguito il "Codice"), la cui osservanza è considerata condizione imprescindibile, oltre che al fine della prevenzione dei reati di cui al D.Lgs. n. 231 del 2001, ai fini del corretto funzionamento della Società, della tutela della sua affidabilità, reputazione ed immagine e di una sempre maggior soddisfazione della clientela, fattori tutti che costituiscono il fondamento per il successo e lo sviluppo - attuale e futuro - della società EDILCOP srl di Roma. Il Codice contiene una serie di principi (di professionalità, imprenditorialità, legittimità, onestà, trasparenza, affidabilità, eguaglianza, imparzialità, lealtà, correttezza e buona fede) sui quali deve essere improntata tutta l'attività ed i comportamenti della Società, dei suoi dipendenti e di tutti coloro che cooperano all'esercizio delle attività della società EDILCOP srl di Roma, e che integrano il comportamento che tali soggetti sono tenuti ad osservare in virtù di ogni e qualsiasi disposizione di legge applicabile nonché degli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva.
Tutti i dipendenti della Società e tutti coloro che cooperano e collaborano nell'esercizio delle attività della Società (più avanti definito per brevità società) sono tenuti a conoscere il Codice, contribuendo attivamente all'osservanza dello stesso. A tal fine la Società, per quanto di sua competenza, si impegna a garantire la massima diffusione del Codice, assicurando altresì un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione in ordine ai contenuti dello stesso.
La Società, vigilerà sull'osservanza delle regole di comportamento contenute nel Codice.
Disposizioni generali
Articolo 1 - Ambito di applicazione del Codice Etico
1. La Società fonda la propria attività sul rispetto dei valori e dei principi contenuti nel presente Codice, nella piena convinzione che l'integrità, l'onestà, la correttezza e la buona fede costituiscano condizioni essenziali per il duraturo successo e l'ffidabilità di un'impresa. A tal fine, gli organi sociali, il management, i prestatori di lavoro subordinato ed i collaboratori della Società, nonché ogni altro soggetto che agisca per conto della stessa, si impegnano - all'atto dell'accettazione della carica ovvero all'atto della sottoscrizione del contratto di lavoro o di collaborazione, e per tutto il periodo in cui essi svolgano attività presso la Società ovvero nell'interesse di quest'ultimo - all'osservanza delle disposizioni contenute nel presente Codice.
2. Fermo restando il rispetto delle specificità religiose, culturali e sociali, il Codice ha validità sia in Italia che all'estero, con gli adattamenti che si rendessero necessari in ragione delle diverse realtà culturali, politiche, sociali, economiche e commerciali dei vari Paesi in cui la Società dovesse operare, anche per il tramite di società di scopo o raggruppamenti temporanei tra imprese.
3. I collaboratori esterni alla Società (quali, a titolo esemplificativo, consulenti ed agenti), i partners in relazioni d'affari, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del presente Codice o, comunque, a tenere una condotta in linea con i principi generali del medesimo.
Articolo 2 - Diffusione ed attuazione del Codice
1. la società si impegna ad assicurare:
a) la massima diffusione del presente Codice, anche mediante pubblicazione sul sito Internet della Società;
b) la predisposizione di strumenti conoscitivi, esplicativi, di formazione e sensibilizzazione con riferimento ai contenuti del Codice;
c) lo svolgimento di verifiche periodiche allo scopo di monitorare il grado di osservanza delle disposizioni contenute nel Codice;
d) il costante aggiornamento in relazione all'evoluzione economica, finanziaria e commerciale dell'attività della Società, ad eventuali mutamenti nella sua struttura organizzativa o gestionale, nonché con riferimento alle tipologie di violazioni riscontrate nell'ambito dell'attività di vigilanza;
e) la previsione di adeguati strumenti di prevenzione, l'attuazione di idonee misure sanzionatorie e la tempestiva applicazione delle stesse in caso di accertata violazione delle presenti disposizioni.
2. Nell'ambito dei rapporti con i terzi, i Destinatari sono tenuti:
a) ad informare tempestivamente ed adeguatamente tutti i soggetti in contatto con la società circa gli impegni e gli obblighi previsti dal presente Codice;
b) a richiedere ai fornitori, appaltatori, subappaltatori, consulenti e ad ogni altro soggetto che intrattiene rapporti contrattuali con la società di rispettare le disposizioni di cui al presente Codice o, comunque, di tenere una condotta in linea con i principi generali del medesimo;
c) a riferire al Responsabile della Vigilanza di cui al successivo art. 25 qualsiasi comportamento, in contrasto con le disposizioni del presente Codice.
Articolo 3 - I principi cui si ispira l'operatività aziendale
1. Nel rispetto dei principi dai quali la Società è retta, l'obiettivo prioritario è la creazione di valore aggiunto per tutte le categorie di soci, attraverso il perseguimento di migliori condizioni economiche, sociali e professionali, nell'ambito della propria specifica attività istituzionale. A tal fine, nello svolgimento della propria attività, la società si impegna:
a) ad assicurare e a promuovere al proprio interno il rigoroso rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in ogni Stato in cui si trovi ad operare, nonché dei principi di trasparenza, lealtà e correttezza richiesti nella conduzione degli affari;
b) ad assicurare e a promuovere al proprio interno il rigoroso rispetto di tutte le regole organizzative e procedimentali adottate dalla Società, con particolare riguardo a quelle adottate per la prevenzione nella commissione di reati;
c) a promuovere e a richiedere il rispetto di tutte le leggi, i regolamenti, i principi e le regole organizzative e procedimentali di cui ai punti precedenti anche da parte dei propri clienti, del personale e dei funzionari di imprese con le quali dovessero essere svolte, anche temporaneamente, attività in comune o tra loro coordinate;
d) ad astenersi da comportamenti illegittimi, o in ogni caso non conformi ai sopra enunciati principi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, le Autorità pubbliche di Vigilanza, i dipendenti, i clienti, i soci e i concorrenti, in particolare rifuggendo da qualsiasi comportamento a carattere discriminatorio;
e) a garantire l'osservanza dei principi di trasparenza ed affidabilità nei confronti delle proprie controparti e della comunità in genere, nel rispetto della concorrenzialità del proprio operato e della competitività dei servizi resi;
f) a garantire il rispetto della professionalità e dell'integrità fisica e morale dei propri dipendenti e collaboratori, nonché la più ampia tutela dell'ambiente e della sicurezza, con particolare attenzione nei luoghi di lavoro;
g) ad evitare, prevenire e reprimere ogni forma di discriminazione basata su sesso, età, preferenze sessuali, razza, nazionalità, condizioni socio-economiche, credenze filosofiche e religiose, opinioni politiche.
2. Nella condotta degli affari, la violazione dei principi sopra espressi compromette il rapporto di fiducia tra la società ed i propri interlocutori di riferimento (gli "stakeholders" intesi quali categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la "mission" della società o che abbiano comunque un interesse in gioco nel suo perseguimento).
In nessun caso il perseguimento dell'interesse della società o il conseguimento di un vantaggio per la medesima potrà giustificare l'adozione di un comportamento illecito o, comunque, in contrasto con la legislazione vigente e i principi contenuti nel presente Codice.
3. I Destinatari ed i Collaboratori si impegnano ad evitare situazioni ove i soggetti coinvolti siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse.
Nell'ambito del presente Codice, per conflitto di interesse deve intendersi ogni situazione nella quale i Destinatari perseguano un interesse diverso da quello della società - e, dunque, in contrasto con le disposizioni del presente Codice - ovvero compiano attività che interferiscano sulla corretta e trasparente assunzione delle decisioni in ambito aziendale, ovvero si avvantaggino personalmente di opportunità offerte alla società, ovvero ancora si relazionino a soggetti che agiscano anch'essi in conflitto di interesse.
A titolo esemplificativo, e non esaustivo, costituiscono conflitto di interessi:
a) la cointeressenza - palese od occulta - del dipendente, del collaboratore non subordinato in attività di fornitori, clienti, concorrenti;
b) la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della società;
c) l'utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi della società;
d) lo svolgimento di attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d'opera e prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi della società;
e) la conclusione, il perfezionamento o l'avvio di trattative e/o contratti riferibili alla società, che abbiano come controparte familiari o soci del dipendente, ovvero soggetti in qualunque modo allo stesso riconducibili.
Articolo 4 - Il Sistema Qualità
1. La Società procede con continuità al monitoraggio dei fattori indicanti la qualità del servizio, al fine di garantirne lo standard di livello e di consentirne il miglioramento. A tale scopo, la EDILCOP srl di Roma si è dotata di un sistema di Gestione per la qualità certificato in conformità alla norma UNI EN ISO 9001/2008.
Trasparenza della contabilità e controlli interni
Articolo 5 - Registrazioni contabili
1. La contabilità della società risponde ai principi generalmente accolti di verità, accuratezza, completezza e trasparenza del dato registrato.
2. I Destinatari si impegnano ad astenersi da qualsiasi comportamento, attivo o omissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi normativi e/o le procedure interne che attengono la formazione dei documenti contabili e la loro rappresentazione all'esterno.
In particolare, i Destinatari si impegnano a collaborare affinché ogni operazione e transazione sia tempestivamente e correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili applicabili, nonché, se del caso, debitamente autorizzata e verificata.
I Destinatari sono tenuti altresì a conservare e a rendere disponibile, per ogni operazione o transazione effettuata, adeguata documentazione di supporto al fine di consentirne:
a) l'accurata registrazione contabile;
b) l'immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottostanti;
c) l'agevole ricostruzione formale e cronologica;
d) la verifica del processo di decisione, autorizzazione e realizzazione, in termini di legittimità, coerenza e congruità, nonché l'individuazione dei vari livelli di responsabilità.
3. I Destinatari che vengano a conoscenza di casi di omissione, falsificazione o trascuratezza nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore ed al Responsabile della Vigilanza.
4. La società promuove l'avvio di programmi di formazione e di aggiornamento al fine di rendere edotti i Destinatari in ordine alle regole (norme di legge o di regolamento, prescrizioni interne, disposizioni delle associazioni di categoria) che presiedono alla formazione e alla gestione della documentazione contabile.
Articolo 6 - Controlli interni
1. La società promuove ad ogni livello l'assunzione di una mentalità orientata all'esercizio del controllo.
Una positiva attitudine verso i controlli contribuisce in maniera significativa al miglioramento dell'efficienza aziendale.
2. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti adottati dalla Società allo scopo di indirizzare, gestire e verificare le attività dell'impresa con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
3. Ogni livello della struttura organizzativa ha il compito di concorrere alla realizzazione di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente. Per tale ragione conseguentemente tutti i dipendenti della Società, nell'ambito delle funzioni svolte e delle rispettive mansioni, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo.
Criteri di condotta dei vertici aziendali
Articolo 7 - Principi generali
1. I membri della società, i dirigenti, nonché i vari responsabili di funzione sono tenuti al rispetto del presente Codice e ad informare la propria attività a valori di onestà, lealtà, correttezza ed integrità, condividendo consapevolmente la "mission" della società.
2. Spetta ai vertici aziendali dare concretezza ai principi contenuti nel presente Codice, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito mutualistico cui si ispira l'operatività aziendale.
Articolo 8 - Conflitti di interesse
1. I membri della società, nonché i responsabili di funzione, sono tenuti ad astenersi da qualsiasi attività che possa essere ritenuta, anche potenzialmente, in conflitto con gli interessi della società.
In ossequio al principio della massima trasparenza nei confronti degli "stakeholders" è fatto onere a
ciascuno dei suddetti soggetti di usare il massimo rigore nella valutazione delle suddette situazioni. Nell'ipotesi in cui siano individuate situazioni di conflitto di interesse, anche potenziali, sia interne che esterne all'attività aziendale, ciascun soggetto coinvolto è tenuto ad astenersi dal porre in essere la condotta in conflitto dandone tempestiva comunicazione ai responsabili del controllo interno , ai quali compete la valutazione circa la sussistenza, caso per caso, di eventuali incompatibilità o situazioni di pregiudizio.
2. I membri della società, nonché i responsabili di funzione, si attengono a criteri di lealtà, correttezza e trasparenza nella richiesta dei rimborsi spese; a tal fine essi si impegnano a conoscere e rispettare le procedure interne della società in materia, in particolare avendo cura che ciascuna pratica di rimborso sia adeguatamente documentata e/o documentabile.
Politiche del Personale
Articolo 9 - Principi generali
1. La società riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo delle persone che vi operano, alle quali sono richieste professionalità, dedizione, lealtà, onestà e spirito di collaborazione.
La società si impegna a realizzare condizioni di lavoro funzionali alla tutela dell'integrità psico-fisica dei lavoratori ed al rispetto della loro personalità morale, evitando ogni sorta di discriminazione, illeciti condizionamenti ed indebiti disagi.
2. La società adotta criteri di merito, competenza e professionalità per qualunque decisione relativa al rapporto di lavoro con i propri dipendenti e collaboratori. Sono vietate pratiche discriminatorie nella selezione, assunzione, formazione, gestione, sviluppo e retribuzione del personale, nonché ogni forma di nepotismo e favoritismo.
3. Il management della società opera affinché tutti i responsabili di funzione, i dipendenti e i collaboratori, per quanto di competenza, adottino comportamenti coerenti con i suddetti principi e funzionali all'attuazione di questi.
Articolo 10 - Selezione del personale
1. La selezione del personale è effettuata in base alle esigenze aziendali e alla corrispondenza tra i profili professionali richiesti e quelli effettivi, nella piena osservanza delle pari opportunità per tutti i soggetti.
2. Le informazioni richieste in sede di selezione sono strettamente collegate alla verifica del profilo professionale e psicoattitudinale ricercato, nel rispetto della sfera privata del candidato, nonché delle sue personali opinioni.
3. Il personale della società è assunto con regolare contratto di lavoro. Non è tollerata alcuna forma di lavoro che non sia conforme alle vigenti norme di legge ed alle norme dei contratti collettivi nazionali di lavoro.
Articolo 11 - Gestione del personale
1. L'accesso ai ruoli e/o agli incarichi è definito in considerazione delle competenze e delle capacità dei singoli, sulla base delle specifiche esigenze della società.
2. I responsabili di funzione si impegnano ad utilizzare e a valorizzare tutte le professionalità presenti nella struttura, in modo da favorire lo sviluppo e la crescita del personale, attraverso gli strumenti più
opportuni (affiancamenti a personale esperto, esperienze finalizzate all'assunzione di incarichi di
maggior responsabilità, etc.).
3. E' espressamente vietato ai Destinatari qualsiasi abuso della propria posizione di autorità, consistente nel richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali e qualunque comportamento lesivo della dignità, della professionalità e dell'autonomia del sottoposto o che, in qualsiasi modo, possa configurare una violazione del presente Codice Etico.
Articolo 12 - Sicurezza e salute
1. La società cura la diffusione e il consolidamento di una cultura della sicurezza e della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale.
La società agisce nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. 19 settembre 1994 n. 626 nonché della eventuale ed ulteriore normativa di volta in volta applicabile in ragione della tipologia e localizzazione delle attività concretamente svolte.
2. A tali fini, la società si impegna - tra gli altri - a realizzare interventi di natura tecnica ed organizzativa, concernenti:
a) l'adozione delle tecnologie più idonee a prevenire l'insorgere dei rischi attinenti alla sicurezza e alla salute dei lavoratori;
c) il controllo e l'aggiornamento delle metodologie di lavoro;
d) l'apporto di interventi formativi e di comunicazione.
3. I Destinatari, nell'ambito delle proprie mansioni, partecipano a tale processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.
Articolo 13 - Tutela della persona
1. La società si impegna a tutelare l'integrità morale del personale, garantendo a quest'ultimo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. A tal fine, la società esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non venga dato luogo ad atti di violenza psicologica e ad atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona, delle sue convinzioni o preferenze.
2. La società non tollera molestie sessuali, né comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona.
Devono intendersi per molestie sessuali:
a) la subordinazione di determinazioni di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all'accettazione
di favori sessuali;
b) le proposte di relazioni interpersonali private condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che - in relazione alla specificità della situazione - turbino la serenità del destinatario con obiettive implicazioni sulla sua espressione lavorativa.
3. I Destinatari che ritengano di essere stato oggetto di molestie o di essere stati discriminati per motivi legati al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, possono segnalare l'accaduto al responsabile della Vigilanza, che valuterà le circostanze per applicare gli eventuali ed opportuni provvedimenti in accordo con la direzione aziendale .
Articolo 14 - Doveri del personale
1. I dipendenti e collaboratori della società sono tenuti:
a) ad orientare il proprio operato a professionalità, trasparenza, correttezza ed onestà, contribuendo con colleghi, superiori e collaboratori al perseguimento della mission della società, nel rispetto degli obblighi legali, statutari e contrattuali ed in particolare di quanto previsto dal presente Codice;
b) a comportarsi con lealtà, correttezza e trasparenza nella richiesta dei rimborsi spese;
a tal fine essi si impegnano a conoscere e rispettare le procedure interne della società in materia, in particolare avendo cura che ciascuna pratica di rimborso sia adeguatamente documentata e documentabile;
c) a non sfruttare il nome e la reputazione della società a scopi privati e, analogamente, a non sfruttare
a fini personali la posizione ricoperta all'interno della società.
2. I dipendenti e collaboratori della società sono tenuti ad astenersi da qualsiasi attività che possa essere ritenuta in conflitto, anche potenziale con gli interessi della società e dall'avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui siano venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni.
Nel caso in cui si configurino, anche solo potenzialmente, ipotesi di conflitto di interesse, dipendenti e collaboratori della società sono tenuti ad astenersi dal porre in essere la condotta in conflitto dandone tempestiva comunicazione al superiore gerarchico al quale compete la valutazione circa la sussistenza, caso per caso, di eventuali incompatibilità o situazioni di pregiudizio.
3. Ogni dipendente e collaboratore della società è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative e le direttive
aziendali predisposte per regolamentarne l'utilizzo. In particolare, tali soggetti dovranno:
a) utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni loro affidati;
b) evitare un utilizzo improprio dei beni aziendali che possa essere causa di danno o di riduzione di
efficienza o comunque in contrasto con l'interesse della società.
4. Con riferimento alle applicazioni informatiche, ogni dipendente e collaboratore della società ha l'obbligo di utilizzare le dotazioni hardware e software messe a sua disposizione esclusivamente per finalità connesse allo svolgimento delle proprie mansioni. In particolare, ciascun dipendente e collaboratore si impegna a:
a) adottare scrupolosamente le procedure previste dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
b) non duplicare abusivamente i programmi installati sugli elaboratori informatici;
c) non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona o danno all'immagine aziendale;
d) non navigare su siti internet dai contenuti non strettamente attinenti la propria attività.
5. Fermo restando il divieto generale di fumare negli ambienti di lavoro contraddistinti da apposite indicazioni, la società, nelle situazioni di convivenza lavorativa, tiene in particolare considerazione la condizione di chi avverta disagio fisico in presenza di fumo e chieda di essere preservato dal contatto con il "fumo passivo" sul proprio posto di lavoro.
Etica di comportamento negli affari
Articolo 15 - Principi generali
1. Il comportamento individuale e collettivo di tutti i Destinatari nella conclusione di qualsiasi operazione - nell'ambito del perseguimento degli obiettivi propri delle singole società della società - deve essere sempre in sintonia con le politiche aziendali e con quelle definite dalla società e deve tradursi concretamente in collaborazione, responsabilità sociale e rispetto delle leggi nazionali ed internazionali.
2. Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia. Tale norma concerne sia i regali promessi od offerti, sia quelli ricevuti, intendendosi per regalo qualsiasi tipo di beneficio (ad esempio: promessa di un posto di lavoro, remissione di un debito, prestazioni di servizi a titolo gratuito o a condizioni fuori mercato etc). La società si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici, se noti, delle aziende o degli enti con cui intrattiene rapporti.
3. I Destinatari i quali, nell'esercizio delle loro funzioni, ricevano, anche in occasioni di festività, doni ed altre utilità di non modico valore, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne tempestiva comunicazione al Responsabile gerarchico della funzione coinvolta, il quale provvederà a valutarne l'adeguatezza, procedendo eventualmente alla loro restituzione.
Articolo 16 - Relazioni con clienti e committenti privati
1. Costituiscono obiettivo prioritario della società la piena soddisfazione delle esigenze delle proprie controparti contrattuali pubbliche e private e la creazione con queste ultime di un solido rapporto ispirato a correttezza, onestà, efficienza e professionalità.
2. La società, pur non manifestando preclusioni verso alcun cliente o categoria di clienti, non intrattiene relazioni, dirette o indirette, con persone delle quali sia conosciuta o sospettata l'appartenenza ad organizzazioni criminali o comunque operanti al di fuori della liceità, quali, a titolo esemplificativo, persone legate al riciclaggio, al traffico di droga, all'usura.
Articolo 17 - Rapporti con fornitori e subappaltatori
1. La società impronta i rapporti con i propri fornitori e subappaltatori a principi di correttezza, professionalità, efficienza, serietà ed affidabilità.
2. Le procedure di selezione dei fornitori e subappaltatori della società - basate su elementi di riferimento oggettivi - prenderanno in considerazione, tra gli altri, la convenienza economica, la capacità tecnica,
l'affidabilità, la qualità dei materiali, la rispondenza del fornitore alle procedure di qualità adottate dalla
Società, nonché le credenziali dei propri contraenti.
In ogni caso, è fatto obbligo alle funzioni preposte di assicurare - ove possibile - pari opportunità alle aziende fornitrici in possesso dei requisiti richiesti. Nell'ambito delle procedure di scelta dei fornitori, la società adotta meccanismi di monitoraggio periodico volti a verificare la permanenza nel tempo in capo ai fornitori medesimi dei suddetti requisiti.
3. Nei rapporti con i fornitori e subappaltatori, i Destinatari non possono accettare compensi, omaggi o trattamenti di favore. Grava comunque sui Destinatari, l'obbligo di informare il responsabile della funzione coinvolta delle offerte ricevute in tal senso.
La società garantisce la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto dai propri fornitori, mediante la separazione dei ruoli tra l'unità che richiede la fornitura e l'unità che stipula il contratto e un'adeguata documentabilità delle scelte adottate.
Articolo 18 - Relazioni con la Pubblica Amministrazione e la pubblica committenza in generale
1. Le relazioni della società con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio debbono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e
regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l'integrità e la reputazione della società.
2. L'assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte ed al personale autorizzato.
In ogni caso, tali soggetti sono tenuti a conservare diligentemente la documentazione relativa alle procedure in occasione delle quali la società è entrato in contatto con la Pubblica Amministrazione.
3. Nelle ipotesi di trattative di affari o di rapporti, anche di natura non commerciale, tra la società e soggetti pubblici, i Destinatari sono tenuti ad astenersi:
a) dall'offrire, anche per interposta persona, opportunità di lavoro o commerciali a favore del funzionario pubblico coinvolto nella trattativa o nel rapporto, ai suoi familiari o a soggetti in qualunque modo allo
stesso riconducibili;
b) dall'offrire ai suddetti soggetti regali, omaggi o benefici, anche tramite terzi, salvo che si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore;
c) dal tentativo di estorcere al funzionario pubblico, anche per interposta persona, informazioni riservate;
4. Atti di cortesia commerciale, quali omaggi, elargizioni in natura o qualsiasi altra forma di beneficio - che non siano di modico valore.
Articolo 19 - Relazioni con le Istituzioni e con le Autorità pubbliche di vigilanza
1. I Destinatari si impegnano ad osservare scrupolosamente le disposizioni emanate dalle competenti Istituzioni o Autorità per il rispetto della normativa vigente nei settori connessi alle rispettive aree di attività.
2. La società si impegna affinché, nell'ambito delle istruttorie intercorrenti con Istituzioni e/o Autorità pubbliche di Vigilanza, non siano presentate istanze o richieste contenenti dichiarazioni non veritiere al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati, ovvero di ottenere indebitamente concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi.
Analogamente, in caso di partecipazione a procedure ad evidenza pubblica, i Destinatari ed i Collaboratori sono tenuti ad operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando in particolare di indurre le amministrazioni ad operare indebitamente in favore della società.
I Destinatari si impegnano a verificare che le erogazioni pubbliche, i contributi o i finanziamenti agevolati erogati in favore della società siano utilizzati per lo svolgimento delle attività o la realizzazione delle iniziative per le quali sono stati concessi.
3. I Destinatari si impegnano ad ottemperare ad ogni richiesta proveniente dalle sopra citate Istituzioni o
Autorità nell'ambito delle rispettive funzioni di vigilanza, fornendo - ove richiesto - piena collaborazione.
Articolo 20 - Rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali
1. La società potrà erogare contributi, diretti o indiretti e sotto qualsiasi forma a movimenti, comitati, associazioni o altri organismi di natura politica o sindacale, sulla base delle normative specifiche previste.
I contributi erogati dovranno essere corrisposti in modo rigorosamente conforme alle leggi ed alle disposizioni vigenti e le relative pratiche adeguatamente documentate.
Articolo 21 - Contributi e sponsorizzazioni
1. Fermo restando quanto disposto dal precedente articolo 21, la società potrà aderire a richieste di contributi o sponsorizzazioni provenienti da associazioni con regolari statuti ed atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale, benefico o ricreativo, che abbiano carattere nazionale o, in ogni caso, che coinvolgano un numero elevato di cittadini con particolare riferimento al contesto territoriale.
2. Le attività di sponsorizzazione - che potranno interessare gli ambiti del sociale, dell'ambiente, nonché
quello sportivo ed artistico sono destinate ad eventi che offrano garanzie di qualità e serietà.
Articolo 22 - Tutela Ambientale
1. L'ambiente è un bene primario che la società si impegna a salvaguardare, a tal fine la Società programma la propria attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche e imprescindibili esigenze ambientali, in considerazione dei diritti delle generazioni future.
2. La società si impegna, dunque, a migliorare l'impatto ambientale e paesaggistico delle proprie attività, nonché a prevenire i rischi per le popolazioni e l'ambiente non solo nel rispetto della vigente normativa, ma tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze in materia.
Informazioni Riservate e Tutela della "Privacy"
Articolo 23 - Principi generali
1. La società si impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni riservate di qualsivoglia natura o oggetto di cui entri in possesso (ad esempio quelle relative ai propri dipendenti e ai terzi generate o acquisite all'interno e nelle relazioni d'affari) e ad evitare ogni uso improprio di tali informazioni o l'indebita diffusione delle medesime.
La circolazione interna delle informazioni è, in ogni caso, limitata ai soggetti portatori di un effettivo interesse alla loro conoscenza o alla loro utilizzazione, i quali sono comunque tenuti ad astenersi dal diffondere tali informazioni al di fuori dei casi previsti ed in luoghi non appropriati.
2. La società cura l'applicazione ed il costante aggiornamento di specifiche procedure finalizzate alla tutela delle informazioni.
In particolare, rientra tra gli impegni della società:
a) assicurare la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità all'interno delle diverse figure preposte al trattamento delle informazioni;
b) classificare le informazioni in base ai differenti livelli di riservatezza ed adottare tutte le misure più opportune in relazione a ciascuna fase del trattamento;
c) stipulare specifici accordi (anche di riservatezza) con eventuali soggetti esterni all'organizzazione aziendale che siano coinvolti nel trattamento delle informazioni, o che possano in qualsiasi modo venire in possesso di informazioni riservate.
3. Ciascun Destinatario è obbligato ad assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ogni notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa, anche al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, amministrativo, gestionale e commerciale della società. In particolare, ogni Destinatario dovrà:
a) acquisire e trattare solo le informazioni ed i dati necessari ed opportuni per le finalità della funzione
di appartenenza e in diretta connessione con quest'ultima;
b) acquisire e trattare le informazioni ed i dati stessi esclusivamente entro i limiti delle specifiche procedure adottate dalla società;
c) conservare i dati e le informazioni in modo da impedire che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;
d) comunicare i dati e le informazioni nell'ambito di procedure prefissate o su esplicita autorizzazione delle posizioni superiori e, comunque, dopo essersi assicurato della divulgabilità nel caso specifico dei dati;
e) assicurarsi che non esistano vincoli assoluti o relativi alla divulgabilità dei dati e delle informazioni
riguardanti i terzi collegati alla società da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, ottenere il loro consenso.
Articolo 24 - Tutela della privacy
1. La società si impegna a tutelare, nel pieno rispetto delle disposizioni di cui alla Legge 31 dicembre 1996 n. 675 e delle successive modifiche ed integrazioni, anche regolamentari (nel seguito, "Legge sulla Privacy"), i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell'ambito della propria attività e delle relazioni d'affari al fine di evitare ogni trattamento illecito ed improprio di tali informazioni. In particolare, la società adotta appositi standard allo scopo di:
a) specificare le informazioni richieste agli interessati cui si riferiscono i dati e le relative modalità di trattamento e conservazione dei dati;
b) vietare il trattamento, e/o la comunicazione e/o la diffusione di dati personali senza il previo
consenso dell'interessato, fatte salve le ipotesi previste dalla legge;
c) adottare le misure di sicurezza volte ad evitare la perdita, la distruzione, i trattamenti non autorizzati o lo smarrimento dei dati personali custoditi dalla società;
d) stabilire regole per garantire a ciascun interessato l'esercizio dei diritti di legge
2. È in ogni caso vietata qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata di dipendenti e collaboratori.
Modalità di attuazione
Articolo 25 - Responsabile della Vigilanza
1. La figura preposta all'attuazione del presente Codice è il responsabile del personale. Il responsabile del personale, oltre alle funzioni allo stesso attribuite, svolge i seguenti compiti:
a) verificare l'applicazione ed il rispetto del Codice Etico;
b) promuovere la diffusione sempre maggiore di principi di comportamento etici nell'ambito della società attraverso l'analisi e la valutazione dei processi di controllo dei rischi [etici];
c) promuovere iniziative finalizzate ad una sempre maggiore conoscenza e comprensione del Codice (in particolare: garantire lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica; analizzare le proposte di revisione delle procedure operative e delle direttive aziendali con significativo impatto sull'etica aziendale), predisponendo all'uopo specifici programmi di formazione/informazione;
d) ricevere ed analizzare le segnalazioni di violazione del presente Codice, impegnandosi ad assicurare la necessaria riservatezza;
e) assumere tutte le decisioni opportune in materia di violazioni delle disposizioni contenute nel Codice;
f) esprimere pareri in merito alla revisione delle procedure operative, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice;
g) accertare e verificare l'opportunità di procedere ad una revisione delle regole contenute nel Codice;
h) partecipare alla predisposizione di tutte le procedure operative intese a ridurre il rischio di violazione del presente Codice, promuovendo nella misura più opportuna il costante aggiornamento delle stesse;
i) verificare l'applicazione ed il rispetto delle disposizioni contenute nel presente Codice attraverso un sistema di report da parte degli organi dirigenti di tali società, eventualmente segnalando
l'opportunità di procedere ad una revisione delle regole contenute nel Codice Etico.
2. Nello svolgimento di tali attività, il responsabile della Vigilanza riceverà il supporto di tutte le funzioni aziendali interessate e potrà essergli consentito di accedere alla documentazione necessaria allo svolgimento della propria attività.
Articolo 26 - Attività di comunicazione e formazione
1. Il Codice Etico ed i relativi allegati sono portati a conoscenza dei destinatari del presente Codice mediante apposite attività di comunicazione.
2. Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i destinatari, la società predisporrà e realizzerà, se ritenuto necessario dal responsabile della Vigilanza, un piano annuale di
formazione volto a favorire la conoscenza dei principi contenuti nel Codice Etico, differenziato secondo il ruolo e la responsabilità dei destinatari stessi.
Articolo 27 - Violazioni del Codice Etico
1. L'osservanza delle disposizioni contenute nel Codice Etico costituisce parte essenziale delle obbligazioni contrattuali facenti capo ai dipendenti della società ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli
2104 e 2106 del codice civile.
2. La violazione delle suddette norme costituirà inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro o di collaborazione, con ogni conseguenza di legge o di contratto. In particolare, con riguardo ai dipendenti, specifico richiamo al presente Codice è formulato nel codice disciplinare della Società quale fonte di disposizioni per l'esecuzione e la disciplina del lavoro impartite dall'imprenditore ai sensi del citato art. 2104 c.c.
3. La Società si impegna ad irrogare le sanzioni disciplinari, con coerenza, imparzialità, uniformità e proporzionalità rispetto alla violazione, nel rispetto comunque dei limiti imposti dalla legge e dalla contrattazione collettiva di settore.
4. Nei rapporti contrattuali tra la Società e tutti gli altri soggetti, il rispetto delle disposizioni di cui al presente Codice dovrà costituire parte integrante delle obbligazioni assunte nei confronti della società.